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Guía básica para implementar el teletrabajo

Guía básica para implementar el teletrabajo

La inesperada aparición del Covid-19 ha provocado un choque de grandes dimensiones en nuestra economía, y ha hecho que instituciones y empresas vuelvan su mirada al Teletrabajo. Realmente, esta opción lleva muchos años presente desde un punto de vista tecnológico, y de hecho, ha sido utilizado en las grandes empresas desde hace tiempo. Sin embargo, las Pymes y autónomos acaban de descubrir de golpe la importancia de este sistema de trabajo, y se ven, en la gran mayoría de los casos, desbordados por un tema complejo del cual se tiene poca experiencia.

En general, las Pymes no cuentan hoy día con los recursos técnicos y conocimientos necesarios para abordar de una forma satisfactoria el Teletrabajo. Realmente, no se requiere una inversión excesiva, y es una opción relativamente fácil de poner en marcha hoy día.

El problema mayor es organizativo, cultural y de formación, así como de adaptar las metodologías y protocolos a este tipo de actividad. Se trata de un proceso que normalmente requeriría meses de preparación para cualquier empresa, y que, de repente, nos vemos obligados a implementar en cuestión de días.

Vamos a intentar abordar los aspectos técnicos de este proceso, para que tengamos al menos una idea general del proceso. Hay que tener en mente que abordamos temas inherentemente complejos, y por tanto, es muy posible que necesitemos asesoramiento profesional en cada materia según nuestro nivel de conocimientos.

COMUNICACIONES TELEFÓNICAS

Uno de las principales necesidades de cualquier empresa que desea distribuir sus puestos de trabajo es mantener la comunicación telefónica con sus clientes y entre los propios empleados. 
La centralita telefónica pasa a ser un elemento clave para que la imagen y actividad de la empresa no se vea afectada, y que los empleados puedan continuar realizado su trabajo sin pérdida de productividad.
Existen dos opciones principales para trabajar con telefonía digital: contratar una centralita en la nube o instalarla nosotros mismos.

IP Cloud o centralita en la nube

La opción más rápida y sencilla sería la primera: se puede contratar la centralita virtual o en la nube llamando a una empresa que ofrezca esos servicios. La mayoría de los operadores telefónicos y muchas empresas a través de Internet proporcionan esta opción, a través de una cuota mensual por puesto, que podrá incluir o no el alquiler del terminal telefónico.

teletrabajo

Para utilizar una centralita virtual es importante contar con una buena conexión a Internet, preferiblemente a través de fibra óptica. Se puede usar ADSL, pero es muy posible que experimentemos problemas de calidad del sonido telefónico y retardos perceptibles. 

Hay que tener en cuenta que no solo influye la velocidad de la conexión, sino que en telefonía digital son importantes otros parámetros tales como “latencia”, “jitter”, etc, que normalmente no se consideran para uso normal de datos. El nivel de calidad de dichos parámetros, y por tanto, la nitidez de la comunicación telefónica, solo está garantizada si utilizamos tecnología de fibra óptica.

Instalación propia

Por otro lado, existe también la posibilidad de instalar o contratar la instalación de tu propia centralita digital. Este es un proceso bastante complicado, que requiere conocer muchos conceptos propios de la telefonía digital (VOIP), y que están fuera del objetivo de este artículo.

SERVIDOR REMOTO DE DATOS

Además de las comunicaciones telefónicas, el trabajo diario de una empresa requiere mantener funcionando los sistemas administrativos, contables y de facturación, así como compartir documentos e información interna de la empresa y de los clientes con los que trabajamos.

Es muy importante tener acceso a una plataforma de datos remota, que nos permita tener al alcance de los empleados todos los recursos necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Cualquier empresa que tenga más de un trabajador está acostumbrada a compartir datos y aplicaciones. Sin embargo, esto se ha hecho tradicionalmente con lo que se llama “red local”, que, por definición, esta limitada al ámbito de nuestra oficina. Cuando entramos en un programa de gestión empresarial se esta accediendo a los datos centralizados en un servidor, accesible a través del cable o red Wifi de la oficina.

Este esquema deja de ser válido si los empleados trabajan en ubicaciones geográficas distintas, fuera del mismo local.

El limite, más que la distancia física, es el equipo instalado por nuestro proveedor de Internet, el conocido como “router”. Este dispositivo tiene la función de separar nuestra red local del resto del mundo, y a su vez, proporcionar acceso a las comunicaciones que salgan fuera de nuestra oficina (correo, navegadores, mensajería, etc). Todos los equipos conectados al «router», bien sea directamente mediante un cable o a través de Wifi serán locales. Cualquier otra comunicación debe ir a través de Internet, con las implicaciones que ello supone.

POLÍTICAS DE SEGURIDAD DEL SERVIDOR

Una implicación muy importante del acceso remoto es el de la de seguridad: una vez que salimos fuera de la red local de nuestra oficina, estamos sometidos a los ataques maliciosos desde cualquier lugar del mundo. Un equipo accesible desde fuera de la red local (abierto al mundo) esta siendo atacado constantemente, a través de robots que buscan sistemáticamente romper las medidas de seguridad de cada equipo conectado a Internet.

Por tanto, se requiere un cambio de mentalidad en lo relativo a cuestiones de seguridad: se acabaron los ordenadores sin clave, las claves de pocos dígitos, o la clave “1234”. Esto afecta a cualquier usuario definido en el servidor: de nada nos sirve que tengamos varios usuarios seguros si dejamos otro con una clave débil, ya que los atacantes podrán entrar a través de este usuario.

teletrabajo

Por la misma razón, debemos implementar políticas de seguridad estrictas en el servidor, de forma que los usuarios estén clasificados en grupos y con acceso a las carpetas y recursos que realmente requieran (administración, laboral, taller, ventas, dirección, etc). No olvidemos que cualquier despiste en un solo usuario puede crear un agujero de seguridad para toda la empresa. Las políticas de seguridad garantizan que los daños sean mínimos y controlados en caso de que un atacante logre tener acceso a nuestros sistemas.

TERMINAL SERVER

Si trabajas en Windows, terminal server es la plataforma más indicada y su uso está cada vez más extendido en grandes corporaciones por todos los beneficios que ofrece. 
Su principal ventaja es que cualquier corte de red no implicaría pérdida de datos y su instalación es muy sencilla.

¿Qué necesitamos para instalar terminal server?

Necesitamos un servidor con capacidad suficiente de CPU y memoria RAM para atender a todos los usuarios, un buen sistema de refrigeración y ventilación y copias de seguridad que nos permitan guardar de forma automática toda la información que nos haga falta. Dependiendo de la aplicación que se utilice y sus requerimientos, cada puesto de trabajo puede necesitar entre 200 y 500 MB de memoria.

Si bien en un primer momento los requisitos pueden encarecer el servidor, hay también ahorro importante, porque los terminales pasan a ser simples “visualizadores” de lo que ocurre en el ordenador principal. Cualquier equipo, incluso los que han quedado obsoletos para su uso normal, pueden cumplir la función de conectarse remotamente al servidor y trabajar con los recursos que le ofrece. Para poder lograr esta conexión y trabajar desde casa, es necesario conocer la IP pública del servidor y abrir un puerto seguro.

La IP pública se asigna por el proveedor de servicios de Internet y será distinta para cada equipo conectado a Internet. Podemos averiguar nuestra IP buscando en Google ‘cuál es mi ip’. Cualquiera de las páginas en la que entremos nos informará de este dato. 
Hay que tener en cuenta que la IP pública puede variar en función de la tecnología de conexión y de la política que tenga el proveedor de servicios.

Este dato es importante, ya que para implementar el teletrabajo debemos conectarnos al servidor de nuestra empresa, y en caso de que varíe su IP, se deberá reconfigurar la conexión de todos los empleados cada vez que ocurra.

Si utilizamos una ADSL, la IP cambiará con frecuencia, mientras que si nos conectamos por fibra óptica, la IP tendrá mayor estabilidad. Podemos valorar la opción de contratar una IP fija con nuestro proveedor, o conectar a través de un “nombre de dominio”. Esta es una opción más compleja que abordaremos en otro artículo.

Una vez que conozcamos la IP pública de nuestro servidor, debemos proceder a “abrir un puerto”. Esta opción consiste en indicarle a nuestro «router» que reeenvíe las conexiones que lleguen por este puerto a la IP donde está el servidor de nuestra oficina. Para abrir el puerto podemos llamar a la compañía que nos proporciona los servicios de internet o hacerlo nosotros mismos, entrando en nuestro «router» para configurarlo. La forma de hacerlo es distinta según el modelo de «router» que utilicemos.

Una vez abierto el puerto, cualquier cliente que utilice Windows se puede conectar fácilmente al escritorio remoto siguiendo estos pasos:

Escribir en el buscador de Windows la palabra “mstsc” y entrar en la aplicación “Conexión a Escritorio Remoto”.
Seguidamente, en la parte que pone “Equipo” tenemos que escribir la IP pública del servidor, dos puntos y el puerto que hemos abierto anteriormente. Por ejemplo, 12.75.219.12:3390

terminalserver

A continuación, tenemos que escribir nuestro usuario y pulsar el botón “conectar”. Si todos los datos son correctos, nos pedirá la contraseña y nos llevará al escritorio remoto.

terminalserver

Para tener el acceso directo al escritorio remoto y no tener que completar los datos cada vez que queramos entrar, volvemos a buscar “Mstsc” y aplicamos la opción “Guardar”. La próxima vez que entremos, recordará nuestro usuario y contraseña y conectará directamente a nuestro servidor.

Si nos conectamos con otros equipos que no sean Windows, por ejemplo, un tablet con Android o con IOS de Apple, existen muchos programas similares para estas plataformas. Este caso debemos instalarlo como aplicación, que buscaremos como “escritorio remoto” o “cliente RDP”.

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